¿Qué características debe de tener un software de servicio técnico para una empresa?

Las características imprescindibles de un ERP para servicio técnico

Un software de servicio técnico es aquel que permite a una empresa que tiene un departamento de SAT registrar, controlar y gestionar todas las intervenciones técnicas que realizan a sus clientes.

Este software hoy en día es imprescindible si se quiere controlar de forma adecuada este departamento y proporcionar una atención más rápida y eficaz hacia los clientes.

En este articulo vamos a comentar cuales son las características que un software para un servicio técnico debe de tener para solventar los problemas de una empresa que trabaja bajo intervenciones de este tipo. 

¿Cuáles son los problemas de gestión más típicos que tiene una empresa con servicio técnico?

Bajo nuestra experiencia y lo que nos cuentan nuestros clientes cuando acuden a Kubysoft hay una serie de problemas que hacen que las empresas con SAT no sean tan eficaces sin un software y sientan que pierden el control, son los siguientes:

-Recogida de datos con papel
-Desfase de tiempo entre el trabajo realizado y la facturación
-Descontrol en la priorización de las intervenciones
-Perdidas de tiempo en búsqueda de información y gestión de las intervenciones
-Duplicidad de información
-Perdidas de tiempo en emails y llamadas
-Imposibilidad de analizar los datos
-Desconocimiento de la situación actual de la empresa
-Imposibilidad de trabajar desde cualquier lugar
-Tiempos muertos no gestionados
-Desincronización de los trabajos y el equipo
-Mala gestión de los mantenimientos preventivos
-Imposibilidad de tener geolocalizados a los técnicos

Cualquier empresa que tenga estos problemas debería replantarse la utilización de un software de gestión del servicio técnico.

¿Qué funcionalidades debe de tener un software de gestión de servicio técnico?

Sistema de recogida de avisos técnicos

El aviso técnico es una herramienta con la que se registran todas las peticiones e incidencias que se producen en los clientes o internamente. A través del registro se va a poder realizar una gestión de las prioridades, de los trabajos y del estado de todos estos.

El gestor del servicio técnico va a disponer de toda la información para tomar decisiones, asignar tareas y conocer el estado operativo de la empresa muy rápidamente.

Entre las funcionalidades que el registro de avisos técnicos debe de contemplar debería estar la posibilidad de filtrar la información por diferentes campos, dando la posibilidad de tener una mejor visión al responsable según lo que quiera ver.

Por ejemplo, los campos que un aviso técnico podrían tener son: cliente, proyecto, tipo de aviso técnico, estado, responsable del aviso, situación.

Un aviso técnico debe de ser capaz de contemplar lo siguiente:

-Registro de toda la trazabilidad de la información e interacciones con el cliente.
-Acciones realizadas y contabilización de tiempos dedicados.
-Material utilizado.
-Establecimiento de fechas límites.
-Posibilidad de adjuntar ficheros, fotos, videos.
-Relación con algún contrato de mantenimiento.

Los partes de trabajo

Los partes de trabajo es la herramienta con la que se nos permite registrar la actividad real realizada por los técnicos de la empresa y usarlo como justificante ante el cliente.

Parte de trabajo en ERP Kubysoft para servicio técnico
Parte de trabajo en Kubysoft ERP

Un software debe permitir hacer lo siguiente con los partes de trabajo:

Filtrado y búsquedas avanzadas.

Para poder hallar la información y listar partes de distintas maneras, bien sea por operario, estados del parte de trabajo, tipos de trabajos, prioridades, fechas, clientes, series, artículos, estado de facturación.

Campos del parte de trabajo

Cada sector va a tener una serie de campos que son imprescindibles para gestionar los partes de trabajo.
Es muy importante que estos campos puedan configurarse para cada empresa de forma personalizada, sin que haya demasiados o sean demasiados pocos.
Por supuesto, es fundamental que dentro de un parte de trabajo se recoja la información de:

-Horas realizadas
-Materiales consumidos
-Gastos

La recogida de la firma digital es otro de los aspectos que debe de contemplar un software para que desde él se pueda gestionar al completo una intervención.

Otras funcionalidades que el software debe de contemplar son:

-Realización de presupuestos.
-Envió por email o por área de cliente de los partes de trabajo.
-Registro del seguimiento del parte de trabajo.
-Trazabilidad con el albarán y la factura de venta.
-Posibilidad de adjuntar fotos, documentos, artículos, etc.
-Configuración del estado de los partes de trabajo por prioridades de atención.
-Establecimiento de horarios de los operarios.

Contratos de mantenimiento

La mayoría de las empresas con servicio técnico disponen de contratos de mantenimiento que les permite tener una facturación fija mensual.

Estos contratos de mantenimiento requieren de una gestión avanzada para poder cumplir con los requisitos especiales de cada uno tales como las condiciones de atención, tiempos de respuesta, aparatos ligados al contrato, mantenimientos preventivos, etc.

Un software va a ayudar a poder controlar todas intervenciones que se hacen en cada uno de los contratos para poder obtener la rentabilidad de estos. También es posible controlar los mantenimientos preventivos que se tienen que hacer a través de notificaciones automáticas.

Gestión de Proyectos

Otra de las actividades que se pueden dar en una empresa con servicio técnico son los proyectos o instalaciones.
Un proyecto normalmente suele implicar la actuación de varias personas y requiere de una mayor coordinación y control de los trabajos por el tipo de volumen de horas, aunque también se puede tener que controlar muchos pequeños proyectos.

El interés en general de las empresas por el control de los proyectos es para medir la rentabilidad de estos frente a los presupuestos realizados.

Un software de gestión del servicio técnico con control de proyectos va a ayudar a la empresa a:

-Tener una mejor visión de las cargas de trabajo en instalaciones.
-Organizar las tareas según prioridades.
-Controlar económicamente los costes de cada proyecto o instalación.
-Analizar los proyectos por distintas variables para tomar mejores decisiones.

Principales Características de un Software de Gestión de Servicio Técnico

A la hora de elegir un software estas serían las características que debería cumplir para ser adecuado a una empresa.

Movilidad total

Un servicio técnico debe de ser capaz de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento con su teléfono móvil. Se trata de una funcionalidad fundamental que se debe de contemplar desde el primer momento en el que se está eligiendo un software. A la hora de elegir es importante tener en cuenta los siguientes aspectos en movilidad:

El software debe de ser multidispositivo

Es decir, que pueda funcionar con todas las tecnologías que hay ahora: Android e IOs pero además es importante que funcione con todas las versiones y haya un compromiso de desarrollo en las futuras versiones porque si no, el software dejará de funcionar en los móviles en unos años.

Para solventar esto, nuestra recomendación es contar con un software que se use a través de navegador web y que sea responsive (con adaptación a cualquier formato de pantalla) ya que de este modo se solventa el problema de las actualizaciones constantes de las APPs y también de los desarrollos a medida que se hacen en el programa, que se verían inmediatamente actualizados en cualquier programa al usarse el navegador.

Sistema para recoger firma digital

Es otro de los requerimientos que debe de contemplar el ERP ya que en cualquier intervención técnica se va a tener que recoger la firma del cliente ya que si no, no tendrá validez oficial.

Firma digital en erp para servicios técnicos kubysoft
Firma Digital en Kubysoft ERP

Escalabilidad

La escalabilidad va a permitir a la empresa tener la seguridad de poder crecer o decrecer sin que haya limitaciones en su software.

Modificable, adaptable, flexible

Los negocios y los procesos evolucionan muy rápido por ello es conveniente que un software tenga la capacidad de adaptarse a la misma velocidad y esté abierto a estos cambios de igual manera que un negocio cambia. Si un software no puede modificarse de una forma sencilla acabará perdiendo eficacia para la empresa y es cuando empezarán a surgir perdidas de tiempo o de información.

Base de datos única

Los datos son el “petróleo” del siglo XXI y es primordial disponer de una base de datos unificada en donde albergar todas las operaciones de la empresa ¿por qué es tan importante? Porque nos permitiría consultar la información más rápidamente y porque podremos realizar análisis y estudios más completos de lo que ha pasado en la empresa para tomar mejores decisiones.

Migrable y conectable

La migración y la conexión de una base de datos es uno de los puntos que una empresa debe de considerar antes de hacer una implantación pensando en largo plazo. Los negocios avanzan a gran velocidad y la migración o conexión de los datos a otro software nunca debe de ser un impedimento para crecer.

Deja un comentario

Utilizamos cookies propias y de terceros para fines estrictamente funcionales (permitiendo la navegación en la web), así como para fines analíticos (para mostrarte publicidad en base a un perfil elaborado a partir de tus hábitos de navegación), para optimizar la web y para poder valorar las opiniones de los productos adquiridos por los usuarios. Haz clic en Aceptar  para seguir disfrutando de nuestro sitio web con todas las cookies.    Más información
Privacidad