Diferencias entre Aviso Técnico y Parte de Trabajo

Kubysoft es un ERP en la nube especializado en empresas que disponen de servicio técnico, hacen instalaciones o ejecutan proyectos que requieren de un control. 

Para poder tener una trazabilidad total de cada una de las peticiones o requerimientos que pueden hacernos nuestros clientes o que requieren de una intervención interna, hemos desarrollado en el área de SAT un sistema de control a través de avisos técnicos y partes de trabajo.
En este artículo vamos a explicar para que sirven cada uno de ellos y como una empresa con servicio técnico puede usarlos. 

¿Cuáles son las diferencias entre un aviso técnico y un parte de trabajo?

El aviso técnico registra el problema, la avería o la necesidad de actuación que es necesario atender. Desde el aviso técnico se va a poder asignar y controlar las tareas que son requeridas para atenderla. De esta forma, en el aviso técnico o tasky vamos a poder centralizar toda la información de esa intervención empresarial, desde el presupuesto hasta todos los partes de trabajo relacionados.

El parte de trabajo o albarán de trabajo u orden de trabajo, es el justificante de una intervención técnica destinada a resolver una incidencia, realizar una instalación o cualquier intervención. En este parte de trabajo quedará reflejado: lo que se ha hecho, el material usado, las horas utilizadas y cualquier otra información requerida, también puede recoger la firma digital del cliente cuando esté conforme. 

Contra un aviso técnico pueden imputarse varios partes de trabajo porque requieren de intervenciones diferentes. 

El aviso técnico o tasky

El aviso técnico o tasky nos sirve como punto de partida para el registro de cualquier actividad que requiera una intervención, un seguimiento y un posible trabajo dentro de nuestra empresa. 

Principalmente, nuestros clientes las usan para hacer entrada de peticiones de intervención por parte de sus clientes, pero pueden ser usadas para controlar diversos procesos empresariales, por ejemplo:

-Gestión de incidencias de clientes.
-Tareas diarias personales o compartidas.
-Avisos técnicos de reparaciones de clientes.
-Avisos de reparaciones de máquinas / vehículos.
-Recordatorios de procesos periódicos mensuales / trimestrales / anuales.
-Desgloses de tareas de proyectos y fabricación. 
-Seguimientos comerciales de clientes (CRM)
-Seguimientos de trabajos administrativos o gerenciales.

Por ejemplo, si uno de nuestros clientes nos avisa de una avería, bien sea por teléfono o bien sea por email o a través del área de cliente, lo primero que vamos a hacer es abrir un aviso técnico con todos los datos que recojamos de esta incidencia. También vamos a poder categorizarla y compartirla con las personas requeridas para que empiecen a tratar este asunto.


TIPO AVISO TÉCNICO O TASKY

Al crear un aviso técnico, tenemos que seleccionar el TIPO de aviso. Los tipos sirven para diferenciar entre diferentes procesos o departamentos encargados dentro de la empresa. Por ejemplo, podemos tener avisos técnicos TIPO: Comercial, Técnico, Administrativos, etc..

SITUACIONES AVISO TÉCNICO O TASKY

Dependiendo del Tipo de aviso técnico que creemos (por ejemplo, comercial, técnico, administrativo, etc.) vamos a poder crear un flujo de situaciones que nos permitirán controlar en cada momento como está fluyendo esa actividad empresarial.

Por ejemplo, si abrimos un aviso de tipo Técnico, podríamos tener estas situaciones que nos permitirán controlar cual es el estado y lo que tenemos que hacer en cada momento:



Este tipo de situaciones son totalmente personalizables dentro de Kubysoft, así de esta manera pueden reflejar el modo de trabajar de cada empresa..

TAREAS DENTRO DEL AVISO TÉCNICO O TASKY

También, dentro de cada TIPO de aviso técnico o tasky, podemos crear un listado de tareas que se deben realizar o cumplimentar y que sirvan como norma general para hacer ese TIPO, también puede servir para apuntar que cosas debemos de preparar para atender este aviso.

Por ejemplo, en una reparación de TIPO técnico, nos saltaría este listado de tareas:




ASIGNAR, COMPARTIR, RESPONSABILIZAR AVISO TÉCNICO

Dentro del aviso técnico, vamos a poder compartir, poner en seguimiento o responsabilizar a una persona.

De esta forma podemos muy fácilmente compartir este aviso y compartir la información con quien queramos.
No hará falta escribir un email o hacer una llamada, porque toda la información de esa tarea, de la cual necesitamos ayuda de un compañero, estará ahí. 




RELACIONAR AVISOS O TASKYS

De cara a poder tener una trazabilidad de cada aviso podemos establecer relaciones dependientes hacia arriba como hacia abajo ya que esa intervención así lo requiera. También desde el aviso técnico podremos desencadenar el parte de trabajo o bien el presupuesto ligado a ella.

Por ejemplo, si un cliente nos solicita una valoración de reparación de una aire acondicionado y a la vez nos pide un presupuesto para uno nuevo, porque quiere ver si vale la pena repararlo, abriremos un aviso técnico con esta solicitud de reparación de TIPO técnico y otro aviso técnico de TIPO comercial para que valore el nuevo aire acondicionado.

De esta forma, podremos tener la trazabilidad de la petición y lanzar dos procesos diferentes a dos departamentos diferentes para un mismo asunto. 
Para relacionar una tasky podemos hacer las siguientes acciones:

- Relacionar con una Tasky PADRE
- Crear una nueva Tasky HIJA
- Crear un Parte de Trabajo
- Crear un Albarán Operario

Y desde el Menú:
-Crear un Presupuesto relacionado




SEGUIMIENTO DE UNA TASKY

Gracias al sistema de seguimiento de la tasky o el aviso técnico, podemos dejar constancia y anotar todo lo necesario de la tasky. También se quedarán registrados los cambios de estado o cuando se realizan partes de trabajo o presupuestos, guardando automáticamente la fecha. 


 

LOCALIZACIÓN DE AVISOS TÉCNICOS Y TÉCNICOS

Otra de las funcionalidades que hay integrado en los avisos técnicos es la localización de los avisos y de los técnicos disponibles en Google Maps. 

De esta forma y de un simple vistazo podemos ver los avisos de una zona y la localización de los técnicos más cercanos de cara a poder optimizar la atención y las rutas que deben de seguir los técnicos. 



Los Partes de Trabajo

El parte de trabajo es la herramienta que permite hacer un registro de la intervención física de cara a resolver una incidencia, normalmente se hace en casa del cliente y suele llevar aparejado una movilización de recursos humanos y materiales.

Con el parte de trabajo, que está relacionado con el aviso técnico, se va a poder registrar todas las actividades realizadas, material gastado, horas, desplazamientos, información sobre la reparación, etc. 



Una vez anotado todos los datos de la intervención, es posible presentarle al cliente un resumen de la intervención para que la firme y conserve una copia digital o impresa de la misma.

Una vez finalizada la intervención, podemos dejarla en un ESTADO "listo para facturar".



Desde el parte de trabajo, es posible lanzar otros procesos y así se requiere. Por ejemplo, podemos crear otra tasky o aviso relacionada con la original ya que se necesita una intervención o se requiere al departamento comercial para presupuestar una mejora, compartir con otro operario, crear un presupuesto insitu porque la reparación así lo requiere.

Con estas opciones, podemos desde el mismo parte de trabajo dar continuidad de atención al cliente en cualquiera de las opciones posibles. 

Conclusiones sobre los partes de trabajo y avisos técnicos

El uso de los avisos técnicos y de los partes de trabajo por separado permite tener un mejor control sobre las intervenciones y hacer una diferenciación entre distintos procesos que requieren diferente trato.

Si quieres darte de tal en Kubysoft y probarlo gratuitamente puedes hacerlo directamente en:

https://www.kubysoft.com/altacliente/

También puedes contactarnos en:

info@kubysoft.com
+34 93 785 27 04

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