¿Cómo gestionar todas las tareas y avisos de la empresa?

En este artículo vamos a mostrarte como puedes gestionar con Kubysoft todas las tareas y avisos técnicos que recibe tu empresa. Gracias al uso de esta herramienta vas a obtener los siguientes beneficios:

- Optimización y priorización del tiempo al poder organizar y planificar las tareas diarias más rápidamente.
- Toma de decisiones más rápidamente al tener todas las tareas en un único punto.
- Control de tiempos y costes de cada tarea, proyecto o aviso.
- Todas las herramientas necesarias integradas para trabajar: email, calendario, gestión documental, bloc de notas, planificador de tareas, controlador de tareas y sistema de ventas ( presupustos, albaranes, facturación)

Estas son las actividades que normalmente que las empresas controlan con Kubysoft: 

-Tareas diarias personales o compartidas.
-Gestión de incidencias de clientes.
-Avisos técnicos de reparaciones de clientes.
-Avisos de reparaciones de máquinas / vehículos.
-Recordatorios de procesos periódicos mensuales / trimestrales / anuales.
-Desgloses de tareas de proyectos.
-Seguimientos comerciales de clientes
-Seguimientos de trabajos administrativos, gerenciales o cualquier departamento. 

A través de una Tasky se podrá gestionar cualquier actuación relacionada con la gestión que lleve implicado la descripcion de la Tasky. 

Se pueden enviar correos electrónicos desde la propia tasky, de modo que siempre quede registrado en dicha Tasky cualquier seguimiento que se haya realizado.

Guía de ayuda del gestor de tareas de Kubysoft

Datos básicos de una tasky.

Fecha Hora (1):  Los campos fecha / hora  nos proporcionan control de cuando se debe de realizar el seguimiento de una tarea. Si la fecha hora es anterior a hoy será una tarea pendiente de realizar.

Si la fecha / hora es posterior a hoy, será una tarea pospuesta que deberemos de realizar un seguimiento en el día indicado y nos aparecerá como pendiente el día que se haya programado.  

Tasky (2): Utilice el recuadro tasky para indicar una breve descripción del trabajo a realizar.

En caso que deba de realizar varias tareas o una lista de tareas abra subtareas para tener una lista de tareas de esta tarea principal.

En caso de que deba realizar una explicación completaría a la tarea descriptiva añada un seguimiento en la tarea

F.Limit / Hora (3): Los campos Fecha Limit y hora nos indican el día que debe cumplirse esta tarea o la fecha y hora de actuación acordada con el cliente en caso de ser un aviso técnico.

Al rellenar estos campos se activará la tarea en el calendario del operario en caso que tenga compartida la tarea con un operario que tenga calendario asociado.

Tipo / estado / proyecto (4): Administra los tipos de taskys, los estados y los proyectos para categorizar y organizar mejor tus tareas.

En la pestaña datos (1) encontraremos otros datos de la tasky. Podemos ampliar aquellos campos que se requieran para tu personalización en tu empresa.

Cliente 2:  Otro campo de cliente para aquellas intervenciones que requieran un segundo cliente.

Aparato: Aparato a reparar asociado con la aplicación de aparatos Clientes.

Compartir taskys

Para compartir una tarea con otro operario accede a editar la tasky, en el recuadro de usuarios deplega el menú “Add Follower” (1) selecciona el usuario con el que quieres compartir (2) , añade un texto opcional.  Pulsa el botón “add” (3)

 

Cada usuario se puede configurar el estado en que quiere recibir una tasky o el estado al crear una nueva tasky. 

Configura el perfil de cada usuario en su configuración de usuario.

Seguimientos de una tasky.

Podrás añadir seguimientos de texto a una tasky para registrar el desarrollo de la tarea. Todos los usuarios que compartan la tarea podrán añadir seguimientos.

En la pestaña inferior de “Seguimiento” añade el texto que desees en el recuadro de texto (1) y pulsa “Add Line” (2).

Verás todos los seguimientos ordenados cronológicamente y las personas que han interactuado. (3)


 

Organización Por Fechas

Muestra las taskys organizadas por la fecha y hora de la tasky.

Ahora (1):  Son aquellas tareas que tiene designada la fecha de hoy y que la hora ya se ha cumplido. Si por ejemplo son las 11 de la mañana y tenemos una tarea pospuesta para esta tarde no aparecerá hasta la tarde.

Hoy (2): Muestra solamente las tareas que tenías programadas para hoy sea cual será la hora de programación.

Esta Semana / mes / semana anterior (3): Muestra las tareas pendientes que tienen fecha de esta semana o de este mes o de la semana anterior.

Anteriores (4): Muestra las tareas pendientes anteriores al mes actual.

Pospuestas (5): Muestra las tareas que tienes pospuestas para el futuro.

 

Desdel listado de tareas puedes cambiar de forma fácil y rápida la fecha de una o varias tareas.

Selecciona varias tareas (1) y pulsa el botón Cambiar fecha (2). O bien pulsa el icono del calendario (3) de una sola tarea para cambiar la fecha de esta tarea.

Al pulsar en el icono del reloj (4) de cada tasky, te aparecerán las horas del día, al pulsar a la hora te trasladará esta tasky a la próxima hora que has pulsado. Si por ejemplo pulsas las 16:00 y són las 12 te trasladará  la tasky a las 16 de hoy, si pulsas las 9:00 y són las 12:00 te trasladará la tasky a mañana a las 9:00.

Organizar por cliente / proyecto.

Al organizar las tareas por cliente o proyecto veras el número de tareas que tienes pendiente de cada cliente o proyecto, al pulsar sobre el icono nombre del cliente (1) se visualizaran solamente las tareas pendientes de este cliente o proyecto.

Puedes visualizar las tareas que tienes pedientes Pestaña pendientes (2) que son las tareas que están pendientes de ejecución.

También puedes visualizar las todas las tareas de este cliente Pestaña Todas (3) que son las tareas pendientes y las que tienes pospuestas para tratar en un futuro.

 

 

 

Organizar por Tipo / Estado.

Crea tantos tipos o estados  de taskys como requiera tu organización.

Podrás acceder al menú “Administrar tipos de Tasky” en el menú configurador de la aplicación Tasky y al menú “Administrar estados”.

Recuerda que debes de ser supervisor Kuby para poder administrar datos básicos.

El tipo de tarea es común para todas las personas que comparten la terea.

El estado de esta tarea es solamente para ti, de forma que una misma tarea puedes tenerla compartida y cada usuario le pondrá el estado que más le convenga según sus prioridades.

Situación por tipo de Taskys

Para facilitar la situación en que se encuentra una tarea puedes crear distintas situaciones en función del tipo de tasky. 

Podrás acceder al menú “Administrar tipos de Tasky” en el menú configurador de la aplicación Tasky.

Configura a cada tipo de Tasky las situaciones que considires necesario, a través de la pestaña situaciones (1 de la imagen inferior). 

Para cada situación que definas, podrás asignar qué usuarios tiene que seguir / dejar de seguir o finalizar esta tasky.  De tal forma que en una situación concreta te puede interesar que ciertos usuarios vean la tarea pero en otra situación ya no la vean.

Haz click en cada usuario en la columna seguir (2) para que en cuanto la tasky se ponga en esta situación este usuario si añada automáticamente como seguidor de esta tasky.

Haz click en la columna “dejar de seguir” (3) para que deje de seguir la tasky.

Haz click en finalizar (4) para que el usuario concreto se finalice automáticamente la tasky.
 

 

Cuando estés editando una tasky de un tipo de tasky que hayas definido situaciones, aparecerá en la parte inferior las situaciones que has registrado para este tipo de tasky.

Podrás pulsar en cada situación para cambiar la situación de la tasky.

Podrás adjuntar cuantos documentos necesites compartir referente a esta tarea o Tasky.

Simplemente presiona el botón subir ficheros (1). Si et encuentras en un dispositivo móvil te preguntará si quieres tomar una fotografía / video / audio o si quieres escoger un fichero de tu teléfono o dispositivo. Si estas en un ordenador se te abrirá el explorador de Windows o mac para seleccionar los archivos que quieres subir.

Podrás ver los archivos subidos haciendo click en el archivo (2) Se te abrirá una url única para este archivo que está en tu carpeta de kuby-files. Podrás descargar-te el fichero mediante el botón de descarga (3)

 



Una forma fácil de visualizar la lista de tareas pendientes es colorearlas según su estado.

Podrás acceder al menú “Administrar Estados ” en el menú configurador de la aplicación Tasky.

Para poner el color que deseemos, abrimos el Estado para su edición

 

Puede modificar el estilo del registro mediante códigos CSS de estilos.

Para cambiar el color utilice color: [#Codigo color] por ejemplo: color:#cacaca;

Para cambiar el color de fondo: background-color : [#Codigo color]

Para poner en negrita font-weight:bold

Puede concatenar distintos estilos mediante ; por ejemplo background-color : #ff0000; font-weight:bold

En esta página web encontrará los códigos de colores html:

https://www.w3schools.com/colors/colors_picker.asp

En esta página web encontrará documentación básica de código CSS 

https://www.w3schools.com/css/default.asp

Tareas y subtareas

Para la gestión de un proyecto o una tarea compleja es necesario crear sub-tareas o porciones de una tarea para poder compartir dichas tareas con aquellas personas que están involucradas  en esta tarea y no en otras partes del proyecto.

Para crear una tarea hija entra en la tarea en concreto y abre en el recuadro de relaciones el menú desplegable “Nueva tasky hija” (1)

Podrás ver el listado de todas las tareas hijas en el listado de relaciones (2)

Al crear una tarea Hija los campos cliente / proyecto / tipo / estado se copian automáticamente a la tarea hija. 

El campo Descripción de la tarea se añade el símbolo -> (1 de la imagen) para que puedas añadir el título de esta tarea y se cree así un árbol de tareas. 

En el ejemplo La tarea padre “Creacion web” tiene una hija ”Marketing” y esta a su vez una hija “adwords”

Podrás navegar de padres a hijas haciendo clien en el recuadro de relaciones (2)


 

El supervisor de tareas nos permite ver tareas de otros compañeros que tienen pendientes aun que nosotros no estemos como seguidor de dichas tareas. Es útil por ejemplo para el jefe de taller poder ver todas las tareas de sus compañeros de taller aun que él no esté como seguidor de dichas tareas.  

Crear supervisores

Para hacer un usuario supervisor de otros usuarios, abre la aplicación de usuario des del menú  mi perfil (1 de la image), recuerda  que deberás de ser “supervisor kuby” para poder ver esta opción. Abre la ficha del usuario que será supervisor, en la pestaña “supervisor de” selecciona los usuarios que este usuario es superior y añade línea (3)

Supervisor Taskys 

Dentro de la aplicación tasky te aparecerá el menú “Supervisor Taskys” (1 de la image) si eres supervisor de algún otro operario.

Te aparecerán toda la lista de taskys de todos tus compañeros y una lista de los operarios que eres supervisor (2).

Aquellas tarea que ya seas seguidor de la tarea te aparecerán en color más clarito (3), podrás añadir un seguimiento en la tasky (4) o editar la tasky (5)




Puedes organizar las tareas que tiene un técnico en el calendario de kuby. 

Accede a la aplicación de calendario des del icono superior (1 de la imagen). 

Crea tantos calendarios como necesites des de la opción de configuración “Administrar calendarios “ (1)

Establece el nombre del calendario (2) , Asigna un color (3).

Asigna el operario de este calendario (4), en caso que quieras ver las tareas que tiene compatidas este usuario, y haz el calendario pública (5) .

Para que una tasky aparezca en el calendario del técnico que has creado, esta debe de estar compartida con éste técnico (2) y tiene que tener una fecha y hora de actuación (1)

Geolocalizar una tasky

Una tasky puede guardar una geolocalización que nos permitirá situarla en el mapa.

Para poder guardar la posición de la tasky existe la pestaña Maps (1) que nos abre un mapa. Introducimos la dirección en el campo buscador (2) y se muestra la localización en el mapa (3).

Una vez encontrada la geolocalización podemos ver varios botones:

- Ver el punto en Google Maps.

- Ver la ruta desde mi posición en Google Maps.

- Borrar la geolocalización.

- Guardar la geolocalización.

Cuando guardamos la posición nos pregunta si queremos añadir un comentario que se podrà editar más adelante si es necesario.

Mapa general de taskys

Desde la pantalla del listado de taskys podemos abrir un mapa que nos muestre las localizaciones de todas nuestras taskys respetando los filtros que seleccionemos.

En el menú general existe la opción Maps (1) que nos abre el mapa. Podemos ver todas nuestras taskys posicionadas con la información mas relevante y unos botones para: editar la tasky, ver el punto en Google Maps o ver la ruta en Google Maps.

En el menú lateral izquierdo (2) tenemos la opción de colocar a los operarios en el mapa. Si clicamos sobre operarios podemos ver todos los operarios en su posición. Si seleccionamos un operario en concreto solo veremos ese operario en el mapa.

El color del icono de la tasky depende del tipo de tasky. En la configuración del tipo de tasky existe un campo "Color en el mapa" (3) que permite escoger un color. Por defecto el icono es rojo.


El área cliente es una parte de Kuby en donde tu cliente puede ver aquellos documentos que has compartido con él. 

En este caso vas a ver como configurar el área cliente para que tu cliente pueda enviar Incidencias (Taskys).

Para configurar el área cliente consulta la ayuda dentro de la aplicación de cliente apartado “area cliente”

En el menú administrar datos Básicos de la aplicación cliente, selecciona el tipo de acceso  para tu cliente (1). Selecciona la pestaña tasky (2) y configura los estados que quieres que se asignen  al crear una tasky des del área cliente (3).

Por defecto se pedirá título y descripción de la incidencia (tasky). Puedes configurar los campos que quieres preguntar a tu cliente en el menú “enlazar campos Tasky” (4)

Selecciona los campos que quieres preguntar (1) y pulsa a el botón guardar (2). 

El orden en que aparecerán los campos en el área de cliente será el orden que hayas realizado la selección. 

 

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