Guía para implementar un ERP

En este articulo quiero ofrecer una serie de recomendaciones y guía para ayudar a las empresas a afrontar un cambio de software de gestión o de ERP con las mayores garantías y con ello también disipar los posibles miedos que a veces bloquean la innovación en las pequeñas y medianas empresas.

Lo primero que hay que decir es que no hay que tener miedo al cambio, los cambios en si pueden abrir nuevas oportunidades de mejora y si se saben aprovechar todo ello irá en beneficio de las personas. Una de las grandísimas ventajas que una pequeña o mediana empresa es su capacidad de transformación y adaptación frente a las grandes empresas que se mueven como elefantes en un mundo cada vez más tecnológico.

planificación de un ERP en la nube
La implentación de un ERP debe seguir un plan, pero lo más importante es la implicación del equipo directivo y los trabajadores para lograr el éxito

Una Pyme puede afrontar cambios tecnológicos muy rápidos y de gran irrupción en su negocio en muy pocos meses logrando superar en eficiencia a sus competidores. Para mi está claro que, si sigo haciendo lo mismo que venía haciendo, nada va a cambiar, si acaso irá a peor.
 
El reto de cambiar de ERP supone a las empresas un auténtico quebradero de cabeza y muchas veces se desestima realizar ese cambio porque no se tiene el suficiente tiempo para llevarlo a cabo o bien no se quiere realmente afrontar ese exceso de trabajo y dejar el día a día.

Con esta guía queremos ayudar a poder organizar esos cambios con garantias de éxito. 

2 formas para empezar a trabajar con un nuevo ERP

La gran mayoría de las empresas optan por dos métodos para comenzar a trabajar con un nuevo ERP y depende fundamentalmente de la complejidad de su negocio. Estas son las dos formas por las que se pueden optar.

métodos de migración de un erp

Método 1. Periodo de pruebas antes del cambio y uso en paralelo

Algunas empresas, antes de hacer el cambio de ERP, deciden realizar pruebas con el nuevo con datos reales de la empresa, pero duplicando los datos en el nuevo y en el antiguo. Normalmente se seleccionan a una serie de personas que se van a encargar de realizar las pruebas en vivo.

También puede darse el caso en que durante un tiempo los dos ERPs convivan al mismo tiempo ya que haya áreas que es necesario mantener e ir cerrando paulatinamente, este puede ser el caso de la contabilidad y de la cartera de clientes, a medida que se va cerrando este área se traspasa al nuevo.

Ventajas de este método:

-Es más prudente.
-Detención de posibles mejoras y desarrollos.
-Formación práctica gracias al uso en real.
-Detención de posibles problemas o carencias en formación.
-Permite planificar mejor el cambio y con más anticipación a problemas.
-Permite que los empleados puedan darse formación entre ellos.
-Permitirá parametrizar con antelación.


Inconvenientes:

-Lleva más tiempo hacer toda la migración.
-Es más costoso porque requiere más dedicación del personal seleccionado y de la empresa de ERP.
-Es necesario realizar una importación de datos cuando se empiece a usar en toda la empresa.
-Tal vez durante un tiempo es necesario mantener los dos sistemas al mismo tiempo.


¿Para quién está recomendado este método?

Lo recomendaría para empresas que tienen un grado de complejidad en sus procesos y tienen cierto volumen en personal y departamentos, gracias a las pruebas se podrán detectar muchísimas necesidades y anticiparse a posibles problemas en cada departamento.

¿Cómo serían las fases?

1.Análisis
2.Diseño
3.Primeros pasos con el ERP
4.Formación usuarios elegidos
5.Pruebas en paralelo
6.Parametrizaciones y mejoras detectadas
7.Formación a toda la empresa
8.Lanzamiento en real
9.Cierre paulatino de áreas en el ERP antiguo.

Método 2. Cambio de un día a otro.

Con este método lo que haremos será cambiar de usar un ERP a otro de un día para otro. Pero lógicamente, antes de hacer este cambio, es necesario haber tomado formación y haberse preparado para el cambio.

Lo primordial en este método es realizar la formación antes de hacer el cambio para que cuando llegué el día del cambio ya sepamos como utilizar el ERP en su totalidad.  

Ventajas de este método:

-Es más rápido en el tiempo.
-Al acelerar el cambio, también se empieza a gestionarse de manera más eficiente la empresa.
-Se resuelven más rápidamente los problemas anteriores del ERP al hacer el cambio.
-Las posibles mejoras o cambios se detectarán a medida que se usa.

Inconvenientes:

-Implica algo más de riesgo al no probar cosas en real.
-Al principio los procesos pueden ir algo más lentos.

¿Para quién está recomendado este método?

Lo recomendaría para empresas que no tienen muchos departamentos o empleados y sus procesos son bastante simples. Hay empresas que por su tamaño no requieren hacer una fase de pruebas y lo que más necesitan es empezar a utilizar funcionalidades del nuevo ERP que les van a resolver problemas detectados.

¿Cómo serían las fases?

1.Análisis
2.Diseño
3.Formación a toda la empresa
4.Primeros pasos con el ERP
5.Lanzamiento en real
6.Parametrizaciones y mejoras detectadas

Guía para la implantación de un ERP de forma exitosa para una PYME

Una vez elegido el ERP que se ajuste mejor a nuestras necesidades, es hora de pensar en su implementación.

Normalmente estas implementaciones en empresas entre 2 y unos 30 usuarios duran entre 15 y 30 días hasta que se ajusta todo y se empieza a trabajar de una forma óptima, pero pueden darse casos de que en que en 7 días se puede estar trabajando o bien alargarse durante meses, depende de cada empresa.

0.Elegir a un Jefe de Proyecto, crear grupos de trabajo y planificación

El primer paso es elegir a una persona que se vaya a encargar de coordinar el proyecto internamente y con la empresa del ERP. La mayoría de las veces esta responsabilidad va a recaer en el gerente de la empresa, pero si se designa a alguien debería ser una persona con las siguientes características:

- Conoce muy bien el área que genera dinero en la empresa y en general como funcionan los departamentos.
- Buenas habilidades comunicativas.
- Buenas habilidades organizativas.
- Motivado con el proyecto de cambio.
- Habilidades de liderazgo.

Otra decisión que tomar y dependiendo del tamaño de la empresa, es crear grupos de trabajo con personal de cada departamento, liderados por el jefe de proyecto, para analizar y tomar decisiones sobre la implantación del ERP.

La planificación es una responsabilidad del jefe de proyecto y debe de atender a unos criterios lógicos que pueda soportar su empresa. Nuestra recomendación es que esa planificación debe contar con las fechas previstas para alcanzar ciertos hitos: Análisis, Diseño, Pruebas, Formación y lanzamiento en real.

También es recomendable ni ser demasiado optimista en fechas ni dilatarlo en el tiempo muchísimo. Una fechas coherentes con las necesidades de la empresa y su tamaño.

1.Analizar Nuestro Negocio

Antes de empezar cualquier implementación o migración de un ERP debemos analizar varios puntos de nuestro negocio para entender mejor donde están nuestros cuellos de botella y como funcionan nuestros procesos de negocio, esta fase puede que se haya hecho antes de elegir el propio ERP.  En esta fase os recomendaría:

- No analizar todo al máximo detalle, hacer un análisis en general porque los detalles se verán y corregirán en la implementación.
- Hay que centrarse primero en las áreas que dan el dinero a la empresa.
- Ponerse un límite de tiempo en analizar para no paralizar el proceso.
- Detectar y destacar los cuellos de botellas más grandes.
-Tener en cuenta que muchos problemas se detectarán y resolverán en la implantación.
- Ser críticos con todo lo que venía haciendo.



Estas son las áreas que os recomiendo analizar:

Proceso general de producción y venta.

Esta es el área más importante que analizar porque es la que da el dinero a la empresa y debemos pensar en cómo funciona:

¿Cómo contactan los clientes con nosotros?
¿Cómo registramos y asignamos las peticiones de ellos?
¿Cómo de rápidos somos en atenderlas y como se puede mejorar?
¿Cómo registramos toda la información y si hay duplicidades de registros?
¿Cómo nos ve el cliente y qué comunicaciones recibe de nuestra parte durante la venta o el trabajo?
¿Cómo podemos mejorar ese contacto?
¿Qué herramientas tecnológicas o funcionalidades podrían ayudarnos a mejorar?
¿Qué datos son importantes a analizar?

Procesos Administrativos
La premisa de los procesos administrativos es ser lo más eficientes y claros posibles, por eso, en esta área es importante:

- Detectar duplicidades de procesamiento de información
- Procesos costosos en tiempo que pueden solucionarse a través de la tecnología
- Simplificación de procesos
- Reducir el tiempo entre el trabajo realizado y el cobro

Otras Áreas

Es fundamental que el análisis en las otras áreas de la empresa se tenga en cuenta su criticidad con respecto a la generación de negocio de la empresa y ver como se relacionan con el área productiva. Es por ello que hay que intentar optimizar esas relaciones y dotar a estas areas de las funcionalidades necesarias para que atiendan adecuadamente al area productiva de la empresa. 

2.Diseñar como queremos trabajar

Teniendo en cuenta las funcionalidades y las características del nuevo ERP que queremos implementar, es hora de ponerse a diseñar como serán los procesos teniendo en cuenta el análisis previamente realizado.

Hay que tener en cuenta que la mayoría de los ERP ya han optimizado los procesos para que sean lo más eficientemente posibles, pero tener un dibujo sencillo y general de nuestro proceso nos dará una buena idea de que departamentos y personas deben de intervenir en cada paso.

En esta área debemos intentar simplificar al máximo todos los procesos para que la gestión sea lo más eficientemente posible.

Es muy importante no detenerse en el análisis detallado de cada función porque eso se verá de forma practica en las pruebas o durante la implementación. 



En este punto también es recomendable empezar a decidir temas prácticos de como queremos que funcione el ERP:
 

Información y bases de datos a importar en el nuevo ERP

Normalmente este punto suele estar claro que tipo de información se querrá importar al nuevo ERP pero tal vez es necesario reflexionar de si vale la pena importar todo o aprovechar para hacer una limpieza de datos.
 

Tipos de usuarios y roles

Debemos decidir que tipos de usuarios va a haber en nuestro nuevo ERP y que permisos van a tener cada uno de ellos en el ERP. Por ejemplo: Supervisor, Técnico, Administración, Comercial, Superadministrador, Jefe Servicio Técnico.
 

Conexión con otros software y bases de datos

Es posible que queramos que nuestro ERP este conectado a otras bases de datos para que desde ahí integre todos los datos. Puede ser el caso con CRM, tiendas online, página web, etc. En todos los casos un ERP lo debe consentir.
 

3º Primeros pasos con el ERP 

Una vez hecho el diseño general de nuestros procesos y teniendo en cuenta los datos que queremos importar y el tipo de usuarios que vamos a tener en nuestra empresa es hora de empezar a trabajar dentro del ERP para plasmarlo. Estos son los primeros pasos que os recomiendo dar:

0º Aprender lo básico del funcionamiento

Como todo software requiere de un pequeño aprendizaje de uso para primeramente conocer donde se encuentran los campos, como hacer consultas y buscar los distintos apartados. También se requiere de un tiempo para familiarizarse con el entorno y su funcionamiento. 



 

1º Introducir los datos generales de la empresa o empresas.

Es decir, registrar los datos fiscales y bancarios de nuestra compañía.
 


Importación de datos al ERP.

En esta fase se deben de importar los datos desde el antiguo software hasta el nuevo. Aquí depende del método que se haya seleccionado de hacer pruebas antes del lanzamiento en real puede ser que sea necesario hacer varias importaciones.

Configuración de listados.

En esta fase realizaremos los diseños de los documentos de la empresa, tales como albaranes, facturas, etc.

 

4º Alta de usuarios y permisos.

Es hora de dar de alta a los usuarios y asignarles los roles dentro del ERP. De esta forma podremos controlar de forma precisa a que información y funcionalidades tiene cada usuario.
 

4º Formación a usuarios. 

Es una de las fases más importantes porque de una buena formación depende después en gran medida el éxito del lanzamiento en real del ERP. 

En esta fase, nuestra recomendación es asignar internamente a la persona más capacitada para que la haga y organizar reuniones departamentales con el objetivo de formarlas específicamente en ellas.

También se puede considerar contar con el apoyo de un consultor del ERP para que haga esta formación en cada área, con los conocimientos del consultor se podrá avanzar más rápido y solventar las dudas.

Es conveniente no escatimar en realizar formaciones porque van a beneficiar que las pruebas en real vayan mucho mejor y por lo tanto el éxito de la implantación sea mayor. 

Durante las formaciones es importante:

- Mostrar un esquema general de como funciona toda la empresa.
- Realizar formaciones practicas y dejar que las personas prueben a realizar los procesos.
- Razonar porque se hace cada paso o porque es necesario hacerlo de esta forma.
 

5º Lanzamiento real (en pruebas o no)

Una vez tomada la formación es momento de decidir cuando se va a empezar a trabajar en real, esta fase puede ser también en pruebas, dependiendo del método que se haya elegido.
En este punto pueden ocurrir varias cosas:

-Se puede empezar a trabajar en real toda la empresa a la vez
-Empezar por ciertos departamentos e ir incorporando paulatinamente al resto
-Trabajar durante un tiempo en paralelo con los dos sistemas.

En esta fase es importante centralizar todos los problemas que reporten los usuarios, diferenciar entre falta de formación y problemas del software. Es recomendable mantener comunicación constante con los departamentos para ir corrigiendo sobre la marcha problemas.

Durante esta fase es muy recomendable contar con el acompañamiento del fabricante del ERP para que ponga a disposición a un consultor que irá resolviendo dudas y problemas en los primeros momentos.
 

6º Seguimiento, parametrizaciones y mejoras.

Una vez ya sumergidos en el uso del nuevo ERP es posible que se detecten mejoras y ampliaciones. Es recomendable primeramente filtrarlas bien para ver si es posible realizarlas con las funcionalidades ya disponibles y por lo tanto es una falta de formación o verdaderamente es una mejora que va a ayudar a mejorar la productividad.

Una vez filtradas, estas mejoras y parametrizaciones serán valoradas económicamente. Aquí toca a la empresa cuales son imprescindibles y prioritarias frente a las que son menos importantes.

También durante los primeros meses de lanzamiento es importante hacer seguimientos por departamentos para detectar posibles problemas ocultados por los usuarios o necesidades de formación.
 

Recomendaciones generales a la hora de hacer una migración de ERP:

-Focalizarse en que funcione el area que genera negocio para la empresa, es la más importante. 
-Mantener bien informados a todos los departamentos e involucrarlos en el proyecto.
-Establecer tareas cortas y de fácil alcance para tener sensación de avance. 
-Tener una buen organización y planificación del proyecto desde el principio.
-No obsesionarse con los detalles de cada proceso, es mejor empezar a usarlo y resolverlos después.
-Fijar fechas para acabar de decidir temas.
-Tener un plan de marcha atrás en el lanzamiento.
-Apoyarse en el servicio técnico del ERP y en sus consultores que ayudarán en gran manera a que el proyecto tenga éxito.
-No obsesionarse con la perfección desde el principio.
-No perder el foco del área que da dinero a la empresa, esa es la que debe funcionar perfectamente desde el principio.

Preguntas frecuentes sobre las migraciones de ERP

¿Es necesario migrar toda la contabilidad de la empresa?

Depende lógicamente de si se ha dedicido migrar también la contabilidad al nuevo ERP, si no fuera el caso y se dedice mantener el software de contabilidad lo que habría que hacer es establecer una conexión desde el nuevo ERP a la contabilidad para que registre las operaciones.

En el caso de que se migre una práctica habitual es dejar la migración de la contabilidad hasta el último momento y hacer el cambio de esta cuando se cambia de año fiscal empezando en el nuevo sistema, dejando la base de datos de la contabilidad antigua almacenada por si hacienda necesita revisar algo.

¿Cuánto tiempo es requerido para hacer las pruebas? 

No hay un tiempo ideal porque depende de cada empresa, pero lo normal es poder ver un ciclo completo de un negocio, un tiempo prudente que suelen elegir las empresas para probar bien el ERP es de 1 mes, suele ser tiempo suficiente para probar todo.

¿Es necesario realizar parametrizaciones? 

No, no es obligatorio hacer parametrizaciones siempre que el ERP sea lo suficientemente flexible y permita hacer configuraciones sin necesidad de hacer mejoras es posible que algunos negocios tengan suficiente con esto o incluso mejoren sus procesos. Otras empresas optan por adaptarse al funcionamiento del ERP.

¿Cuándo es conveniente empezar a usar en real el ERP? 

Una empresa estará lista para empezar a usar el nuevo ERP cuando:

- Haya realizado la formación a sus usuarios.
- Se hayan migrado los datos necesarios para operar.
- Se haya probador el circuito de ventas principal. 
 

Conclusiones

Esperamos que con esta guía muchas empresas puedan orientarse mejor a la hora de hacer una migración de ERP y plantearla con menos incertidumbre.

En general, las recomendaciones que siempre damos es analizar y planificar cada paso pero sin obsesionarse en la perfección ya que muchos detalles se van a ir solventando una vez se empiece a usar en real. 

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