¿Qué podemos mejorar en nuestra área del servicio técnico para ser más eficiente?

¿Cómo mejorar la eficiencia de una empresa SAT? 

Las empresas que tienen servicio técnico se ven cada vez más obligadas a trabajar con una mayor eficiencia en todos sus procesos para poder ofrecer unos precios más competitivos y una mejor calidad de atención a sus clientes.

En un mundo cada vez más competitivo y digital, solo las empresas que verdaderamente consigan adaptarse son las que sobrevivirán en los próximos años ante los cambios disruptivos que la tecnología está provocando cada pocos años.
 
Ante esta situación, las pymes, aunque partan en general de un estado bajo de digitalización, tienen una serie de ventajas para encarar mejor los retos tecnológicos y así prepararse para competir mejor:

-Mayor flexibilidad de adaptación y cambio.
-Mayor margen de mejora que las grandes compañías.
-Necesidad de inversiones más bajas para obtener mejores resultados.
-Cercanía y entendimiento mejor con el cliente.
  
Por otro lado, las empresas con servicio técnico se enfrentan a nuevos retos para continuar ofreciendo una buena calidad de atención y ser a la vez más eficientes ante el empuje en precios que los avances en tecnología están provocando.

Hay una serie de factores que están determinando que las empresas de servicio técnico tengan un mayor éxito y por tanto puedan sobrevivir, independientemente de la habilidad de las empresas para resolver las incidencias, estas variables solo se pueden mejorar con el uso adecuado de la tecnología:
 
  • Tiempo de respuesta inicial.
    Es fundamental responder a una incidencia lo más rápido posible y asignar cuanto antes una fecha para su resolución. No se trata de “echar más horas” si no de optimizar el tiempo, atender a tiempo y adecuadamente.
  • Buena relación calidad precio del servicio.
    La percepción del cliente sobre nuestro servicio es una mezcla de todo el proceso, pero el precio y la calidad de la prestación es lo fundamental. Un software puede ayudar a controlar los costes de las intervenciones y optimizar los recursos para ser más competitivos y por otro lado puede ayudar a prestar una mejor calidad si se dispone de una mayor información que ayude a la resolución.
  • Tiempo de resolución final.
    Es una variable muy importante porque cuanto antes se solucione un problema mayor valor va a tener para un cliente. Un software de gestión va a ayudar a controlar estos tiempos y a poder ver rápidamente los recursos necesarios y donde asignarlos.
Estas variables tienen una grandísima importancia para una empresa con SAT y aunque un software o la tecnología no sean determinantes, pueden marcar una diferencia entre las empresas que se apoyan en la tecnología para mejorar estos ratios y las que siguen trabajando de una forma tradicional.

¿Cuáles son las mejoras tecnológicas que una empresa con SAT puede introducir para mejorar su eficiencia?

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Movilidad digital

Es sin duda el reto de muchas pymes, dotar de movilidad total a la empresa, romper las barreras de la oficina y de la conexión a internet para dotar a los trabajadores de total libertad de trabajo y poder tener toda la información actualizada.
 
Cuando hablamos de movilidad digital para una empresa de SAT es dotar a todos los trabajadores de la capacidad para hacer operaciones tan simples como: abrir partes de trabajo, actualizar información, enviar una factura por email, pedir material al almacén, imputar las horas y costes o bien recibir nuevas tareas. 
Inconvenientes de no disponer movilidad en una empresa con servicio técnico:

-Información desactualizada.
-Visión pasada de la realidad de la empresa.
-Desfase entre los trabajos realizados y su facturación.
-Pérdidas de tiempo en gestión y duplicación de datos.
-Perdidas de oportunidades de optimización de recursos.
-Imagen desfasada de la empresa.
 

Unificación de información

Un paso previo a analizar los datos empresariales es tener todos los datos que se procesan en la empresa unificados en un software, por ejemplo, en un ERP.

De esta forma, se podrá acceder a toda la información de la empresa desde un único lugar.  Las ventajas que va a proporcionar la unificación de información en una empresa con servicio técnico son:

-Se evita duplicación de información.
-Se evitan errores por mal procesamiento de información.
-Visión única de todo lo que ocurre en la empresa.
-Información centralizada de todas las actividades realizadas con un cliente.
-Mejora en la búsqueda de información.
-Trazabilidad de las operaciones y acciones.
-Mayor control de los costes.
-Ahorro de tiempo en gestión y análisis.


Análisis de información

Una empresa que no dispone de datos e información para analizar es como un avión sin mandos de control, volar puede volar, pero no sabemos lo que está ocurriendo ni a donde vamos.

Los datos que genera una empresa diariamente son una auténtica mina de oro que bien explotada va a poder generar información muy útil para tomar decisiones, optimizar y hacer más rentable el servicio técnico.  
Para las empresas de SAT las respuestas a las que podrá responder con el análisis de información serán:

-¿Qué costes tengo por actividad, cliente, operario?
-¿Qué rendimiento me está ofreciendo cada contrato de mantenimiento, cada tipo de instalación, cada cliente, cada operario?
-¿Qué eficacia tiene cada operario resolviendo cada tipo de actividad o por cliente?
-Evolución de la actividad diariamente, comparativa con periodos anteriores.
-Productos o servicios con más rendimiento.
-Capacidad de atención a clientes.
-Detención de tiempos muertos de actividad.
-Medición de respuesta de clientes ante iniciativas de marketing.

Automatización de procesos

La automatización de los procesos va a permitir a los servicios técnicos reducir muchas tareas repetitivas y de poco valor que tienen que hacer diariamente. En definitiva, esto va a permitir ahorrar tiempo al personal, ser más rápidos y rentables.

¿Qué procesos se pueden automatizar en una empresa con SAT?

-Envío de emails al cliente con actualización de las incidencias.
-Avisos y notificaciones internas, sin necesidad de tener que enviar emails o avisar.
-Generación de avisos automáticamente cuando son enviados por el cliente.
-Generación de albaranes automáticamente al cierre de partes de trabajo.
-Automatización de informes.
-Avisos contratos de mantenimiento.
-Generación de facturas automáticamente.
 

Plataformas de Área de Cliente

Una de las herramientas que más tiempo puede conseguir ahorrar a un servicio técnico es la disponibilidad de un Área de Cliente. Con estas plataformas los clientes tienen la posibilidad de realizar multitud de tareas que por otro lado se están haciendo a golpe de email y teléfono, con el tiempo que supone.

Siendo más concretos, las áreas de clientes deben permitir a un cliente gestionar toda la relación con su proveedor de servicios:

- Apertura de avisos técnicos.
- Consulta del estado del aviso técnico.
- Consulta y aprobación de los presupuestos.
- Comunicación básica con el proveedor.
- Consulta de la trazabilidad de los servicios e histórico.
- Consulta de facturas.

Dando la posibilidad al cliente de acceder a esta información se va reducir drasticamente el uso del email y el teléfono entre cliente y proveedor. Además el cliente se sentirá más cómodo a la hora consultar la información, consultar el estado de las intervenciones en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Otro punto a tener en cuenta es que las nuevas generaciones ya están habituadas a usar este tipo de sistemas y rechazan el uso del teléfono o el email, prefieren en general hacer uso de plataformas que aunque sean más impersonales les simplifica la vida y obtinenen de forma instantanea lo que necesitan. 

Conclusiones sobre la digitalización de las empresas con SAT

Con este artículo hemos querido apuntar una serie de ventajas tecnológicas que una empresa de SAT puede aplicar en su negocio y conseguir mejorar su eficiencia. Este tipo de mejoras están basadas en la experiencia que nos transmiten nuestros negocios cuando deciden utilizar Kubysoft para la gestión de su servicio técnico.

También vemos una creciente demanda y consultas de algunas de estas funcionalidades que las empresas ya han percibido muy claramente que necesitan cambiar porque perciben esa ineficiencia. 

A priori es difícil evaluar el impacto en cada empresa de la introducción de estas mejoras pero si son claros que los cambios son sustanciales y además ya no es necesario realizar grandes inversiones en softwares a medida porque ya existen sistemas que contemplan una gran parte de estas mejoras. 

Por último, uno de los aspectos que nos encontramos en muchas pymes es la falta de tiempo para la innovación o el cambio. Es uno de los puntos determinantes que impiden que muchas empresas no consigan evolucionar tecnológica y empresarialmente, muchas veces esto las condena lentamente a su desaparición o a tener que realizar sobresfuerzos para mantener los niveles de facturación. La tecnología no ayuda a hacer el trabajo propiamente dicho mejor pero ayuda a que la gestión sea más rápida, se consiga hacer en menos tiempo y por tanto se sea más rentable. 

Después de experimentar numerosos proyectos de implantación de software, ERPs para empresas de SAT, nos encontramos con la experiencia de los clientes que deciden tomar un tiempo para llevar a cabo está transformación y según por sus comentarios posteriores muchos de ellos nos dicen "ojalá lo hubiera hecho antes".
  

Sobre Kubysoft

Somos una empresa con más de 20 años ayudando a otras empresas a organizar y gestionar su información. Creemos que la correcta gestión de la información es la clave para buen crecimiento y desarrollo empresarial.

Buscando el camino más óptimo para mejorar la experiencia de nuestros clientes en el mundo digital.

Consultanos como podemos ayudar a gestionar mejor tu negocio: 
info@kubysoft.com
+34 93 785 2704
 

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