¿Qué es un ERP en la Nube?

Un ERP en la nube es un sistema de gestión empresarial que permite tanto a autónomos como a empresas de cualquier sector gestionar de una manera más eficiente y rápida todas las operaciones de la empresa con un software en la nube.

En la nube o cloud significa que el programa está funcionando en unos servidores fuera de nuestras instalaciones y nos conectamos a través de un navegador web o una APP. 

En vez de usar un programa de escritorio que tenemos que instalarnos, nos conectamos a Internet y usamos esta aplicación a través de un navegador como Goolg Chrome por ejemplo. 

Hoy en día, la nube o cloud ofrece la máximas ventajas de gestión empresial a un precio muy asequible gracias a la economía de escala sin perder en ello seguridad. 

ERP en la Nube Kubysoft

Kubysoft es un ERP en la nube que nació en 2017 después de un proceso de transformación, desde un ERP en servidor hasta convertirse en un software de gestión empresarial totalmente en la nube.

Nuestro objetivo es ayudar tanto a empresas como autónomos a gestionar de una manera más eficaz todas las areas de sus negocios, ahorrandoles tiempo, ahorrandoles papel y ofreciendoles información más precisa y rápida para tomar mejores decisiones. 

erp en la nube kubysoft para la gestion empresarial
 
 
A pesar de que Kubysoft en la nube nació recientemente, acumula más de 20 años de experiencia en el desarrollo de soluciones en sistemas de gestión empresarial, digamos que el paso a la nube fue una evolución lógica en la que se apostó para mejorar el servicio a los clientes aprovechando las ventajas que ofrece la nube. 
 
Muchos de nuestros clientes son autónomos y pymes que han apostado por esta solución en la nube y aunque pueda parecer complicado en un primer momento dar un salto de este tipo, contamos con una amplia experiencia en ayudar a empresas a empezara a trabajar en la nube con Kubysoft. 

¿A quién va dirigido el ERP en la nube Kubysoft?

Kubysoft es un ERP en la nube que está dirigido a todo tipo de autónomos y empresas que tienen la necesidad de mejorar la gestión de su negocio para gastar menos tiempo en tareas de gestión, controlar mucho mejor todos los procesos de venta y ofrecer un mejor servicio a sus clientes. 

Entre nuestros principales clientes nos encontramos con empresas de:

Instalación de electricidad, servicios técnicos de todo tipo, empresas de mantenimiento de tuberías, mantenimiento de piscinas, franquicias que necesitan gestionar el mantenimiento, mantenimiento industrial, empresas de mantenimiento informático, panaderías, agencias de viaje, clínicas (dentales, fisioterapia, veterinarias, etc.) , empresas instaladoras de cualquier tipo.



Además, nuestro equipo de desarrollo es capaz de integrar cualquier tipo de negocio a Kubysoft, por lo que no dude en plantearnos un reto si su negocio lo necesita.

¿Cuáles son las ventajas del ERP en la nube Kubysoft frente a un ERP de servidor?

A continuación, me gustaría explicar cuáles son las principales ventajas que nuestros clientes nos comentan cuando han cambiado a Kubysoft en la nube:
 

Reducción de los tiempos de gestión de los avisos técnicos en más de un 50%.

El ERP en la nube Kubysoft dispone de un modulo muy avanzado para ayudar a las empresas a gestionar las empresas que disponen de servicio técnico.
 

¿Cómo un ERP en la nube ayuda a reducir los tiempos de gestión?

En primer lugar, el hecho de poder trabajar desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar ofrece una ventaja incomparable frente a un ERP convencional.

La información solo se procesa una vez y es instantáneamente compartida. Os pongo un ejemplo, una empresa de mantenimiento de aires acondicionados que tiene que hacer asistencias técnicas en casa del cliente el proceso de trabajo con Kubysoft sería el siguiente.
 
  1. El cliente llama a la empresa con el problema. Se le toman los datos por teléfono o si ha enviado un email. Dentro de Kubysoft se abre un aviso técnico.
  2. El responsable de SAT hace una comprobación en el calendario de los empleados y la carga de trabajo que tienen y asigna un parte de trabajo a un técnico al que inmediatamente le llegará un email avisándole con el trabajo asignado.
  3. El técnico acude a la reparación, la finaliza y desde el mismo domicilio del cliente cierra el parte de trabajo, lo firma el cliente y se lo envía por email al instante.
  4. El departamento de administración al mismo tiempo recibe una notificación de que ha sido un parte de trabajo y que está listo para facturar.
El hecho de no tener que procesar la información más de una vez va a permitir ganar muchísimo tiempo tanto al técnico como al departamento de administración. Tiempo que se malgasta en tareas de ningún valor para la empresa.
 

Trabaja donde quieras, trabaja donde esté tu trabajo y haz todo lo que necesites hacer con tu ERP

Estés donde estés y hagas lo que hagas, vas a llevar tu ERP en la nube contigo siempre, lo vas a llevar en tu bolsillo.

Hoy en día nuestros teléfonos móviles y las redes existentes nos permiten estar conectados siempre.
Kubysoft ofrece esta posibilidad a todos sus clientes, poder trabajar desde donde sea y al momento, ofreciendo además la mayor rapidez posible.  Como a veces decimos, somos más rápido que Facebook.  Puedes comprobarlo ??

Una de las ventajas de poder trabajar en la nube con un ERP es que todos los departamentos actualizan la información al instante y se puede seguir el flujo del negocio más rápidamente ya que la información está constantemente actualizada.
 

ERP en la nube Todo en uno, evita errores y perdida de facturación

Un ERP bien implementado en un negocio y en el que se vuelca toda la información de negocio, va a evitar muchísimos errores en duplicidad de información, atascos administrativos, malentendidos y sobre todo el esfuerzo que supone tener que estar consultando diferentes softwares para mirar lo mismo.
Es cierto que tiene un esfuerzo tremendo integrar toda la información, pero los beneficios se van a traducir en más eficacia, mejor información, menos perdida de facturación y ganancia de tiempo.

Eliminación del papel en un 99% y ahorra en dinero

Los ERPs en la nube están preparados para almacenar toda la documentación que una compañía pueda generar en su proceso de ventas. 

¿Te imaginas eliminar el 99% del papel de tu empresa y eliminar impresoras, fotocopiadoras y todo el gasto de papel que genera?

Con Kubysoft no solo ya lo hacemos si no que te ayudaremos a hacerlo por completo.

También ayuda a tus clientes a reducir el papel incluyendo la firma digital y la posibilidad de enviar todo a través de email.

erp en la nube para eliminar el papel


Reducción de las inversiones en infraestructuras tecnológicas.

Una de las grandísimas ventajas de un ERP en la Nube es que se reducen las inversiones en infraestructura de procesamiento tal como un servidor. Pero yendo más allá, los gastos también se reducen en otras áreas que eran recurrentes cuando se disponía de un ERP en un servidor local.
  • Servidor en local. Dependiendo del tamaño de la empresa, pero partimos si queremos algo decente en unos 1.000€
  • Sistema de copias de seguridad en local. Lo mismo, estamos partiendo de unos 400€ si tenemos algo decente como un software y un disco duro.
  • Consumo de electricidad por parte del servidor, copias de seguridad y del sistema de refrigeración
  • Sistema de refrigeración del CPD. Si tenemos un servidor en una sala con refrigeración tenemos que contar por un lado el sistema de refrigeración y la electricidad que consume.
  • Coste de espacio. El servidor necesita un lugar especial dentro de la oficina, ya sea por la refrigeración o bien por seguridad física (todos nuestros datos están ahí).
  • Paradas imprevistas. En algún momento en la empresa habrá una parada imprevista, bien porque se rompe el servidor, cae la fibra
  • Podría seguir poniendo más gastos: mantenimiento informático, el coste de gestión de coger y cambias las copias de seguridad, equipos de comunicaciones, al coste del antivirus, del sistema operativo del servidor…todo esto si queremos tener algo más o menos decente.

La información es poder

Toda la información que tienes de tu negocio es una mina de oro dispuesta a ser explotada.

Con un ERP en la Nube es posible recoger numerosa información durante todo nuestro proceso de trabajo. Esta información proveniente de nuestros clientes, proyectos e intervenciones puede proporcionarnos una ventaja sustancial a la larga para poder tomar mejores decisiones.

informes sobre el servicio técnico
 
 

Información sobre la duración de las intervenciones en diferentes dimensiones

Con el tiempo podremos ver el coste de las intervenciones a través de diferentes variables y cruzar esa información entre ellas. Por ejemplo, por máquina y técnico (para saber quién es más eficaz resolviendo problemas en esa máquina) por cliente y técnico, por tipo de intervención, etc.
 
Al final, todos estos datos nos van a permitir tomar mejores decisiones.
 

Cuadros de mando para evaluar el seguimiento
 

 Un ERP en la nube como el de Kubysoft ya dispone de un panel de cuadro de mando para de un vistazo comprobar la evolución de los aspectos claves de la compañía.
 
Esta información sintetizada da a cada uno de los responsables de áreas la información para tomar la temperatura de su negocio y tomar así mejores decisiones.

Muchas veces, no se sabe como se encuentra la empresa, si se están haciendo suficientes ofertas o si se están teniendo muchos o pocos avisos técnicos, todo se maneja a través de sensaciones.Hoy en día, tener un ERP y no explotar la información es como pilotar un avión de madera, sin un panel de mandos, vas volando, pero no sabes hacia donde vas.
  

¿En cuánto tiempo puedo tener instalado Kubysoft?

Una de las grandes ventajas que tiene un ERP en la nube es la inmediatez en empezar a trabajar con él, porque en menos de 1 minuto ya puedes estar dado de alta.
Lo cierto es que para empezar a trabajar con ERP en la nube hacen falta hacer una serie de trabajos previos y se requiere algo de formación.

También depende del tipo de empresa y del número de usuarios.

Nuestra experiencia en general nos dice que en un plazo entre 1 y 15 días es posible dar el salto a Kubysoft.

Para facilitar todo este salto, las empresas pueden contar con nosotros para un acompañamiento completo.

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¿Cuáles son las principales características de Kubysoft en la nube como ERP?

En Kubysoft apostamos por ofrecer un sistema flexible, transparente para el cliente y al mejor precio posible. Nos gustaría destacar las siguientes características técnicas de Kubysoft:
  • Todos los módulos incluidos.  Una vez que contrates Kubysoft vas a tener acceso a todos los módulos disponibles sin restricciones.
  • Pago por uso, sin compromisos de permanencia. Si en algún momento quiere dejar de usar Kubysoft, no tiene más que avisarnos y el próximo mes dejará de recibir nuestra factura. Así de simple.
  • Sin cuota de entrada para empezar a usar Kubysoft.  No hay ninguna cuota de entrada.
  • Servicio técnico de primer nivel. Cuando abras una incidencia con Kubysoft te va a atender un técnico de primer nivel desde el primer momento.
  • Nos adaptamos. Kubysoft no es una solución cerrada, somos capaces de adaptar
Kubysoft es capaz de contemplar todo el ciclo de venta de un negocio, pero es especialmente optimo con empresas que tienen que gestionar servicios técnicos y proyectos.
El proceso de venta de un negocio y que un ERP puede contemplar es el siguiente.
 

Gestión del Servicio Técnico en la Nube, acelerando el proceso

Sin lugar a duda, es el área más desarrollada en Kubysoft. Muchos negocios disponen de servicio técnico para atender todos los avisos que reciben por parte de sus clientes.

Una de las mayores problemáticas de tener un servicio técnico es el control del estado de las intervenciones y la actualización de estás. Los objetivos de los responsables del servicio técnico son:
  • Optimizar todos sus recursos.
  • Atender a todas las peticiones de clientes con la máxima rapidez.
  • Tener la información actualizada de las intervenciones.
  • Acelerar el ciclo de intervenciones.
  • Mejorar la capacidad de sus técnicos.
  • Ofrecer mejor calidad de atención a los clientes.
Video Como usar los partes de trabajo en la nube
 
Kubysoft ofrece las herramientas necesarias para que una empresa con servicio técnico esté lo más optimizada posible.  La forma de hacerlo es de la siguiente manera:
  1. Todos los avisos técnicos son registrados en Kubysoft e incluso se puede proporcionar al cliente una web personal para que los solicite o bien comunicar con un formulario web.
  2. De un vistazo, el responsable técnico puede ver la prioridad de los avisos y comenzar a asignarlos a sus técnicos. Los técnicos recibirán inmediatamente un email con el aviso de que tienen un trabajo pendiente.
  3. Una vez que el técnico realiza la tarea asignada en casa del cliente, puede directamente cerrar el parte de trabajo desde el móvil, captar la firma digital del cliente y enviarle un email con el parte de trabajo.
  4. Inmediatamente al cierre del parte del trabajo, esa intervención queda lista para facturar.
Todo este ciclo, el cual muchas empresas siguen realizando con hojas Excel y hojas de papel, está perfectamente engranado y una vez puesto en marcha supone un ahorro de tiempos de gestión en las intervenciones de más del 50%.

gestión de los partes de trabajo erp en la nube

Otra de las grandes ventajas de gestionar el SAT en la nube y con un ERP es la cantidad de información que se genera y que es explotable para tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, con la información que se recopila podemos saber en cada momento cual es el estado de ocupación de nuestra empresa y si por ejemplo estamos teniendo un pico o un valle de intervenciones que puede acarrear problemas.

También toda la información relativa al rendimiento por clientes, líneas de negocio, eficacia de los empleados, etc. Se podría saber incluso que técnico atiende más rápidamente a un cliente concreto, que tipo de intervenciones son más costosas y tal vez requieren un plan de formación, etc. La información es poder.

En Kubysoft un responsable de SAT va a encontrar las siguientes herramientas con las que poder gestionar en la nube, esté donde esté, todo el servicio técnico:
  • Avisos técnicos (taskys) todas las peticiones de atención de clientes, tareas internas, tareas periódicas, etc. podrán ser visualizadas en un momento y con diferentes filtros.
     
  • Partes de trabajo. Los partes de trabajo son las intervenciones asignadas para los avisos técnicos. Desde aquí se puede acceder y filtrar el estado de los partes de trabajo y acceder a cada uno de ellos.
  • Hoja de gastos: desde aquí se pueden imputar todos los gastos que se vayan teniendo y tener un ciclo de aprobación para su posterior pago.

    gestión de las hojas de gasto en erp en la nube kubysoft
 
  • Contratos de mantenimiento: En este apartado es posible registrar todos los contratos de mantenimiento que se tengan con los clientes y tener la información de las condiciones contratadas.
gestión de contratos de mantenimiento ERP en la nube Kubysoft
 
  • Aparatos de clientes: En esta área se lleva un registro de los aparatos, instalaciones o cualquier dispositivo dado a mantenimiento de cada cliente. Desde aquí se puede adjuntar información, documentos, fotos etc, así como llevar una trazabilidad de todas las intervenciones que se hacen ahí.

Gestión de Ventas en la nube

Las ventas es uno de los departamentos más importantes y por el que comienzan todas las operaciones, sin ventas no hay trabajo ni facturación.

Es por eso por lo que Kubysoft está dotado de un sistema de CRM en la nube.

gestion de clientes crm en la nube con kubysoft


La gestión de las relaciones con los clientes potenciales y de los clientes es posible realizar desde Kubysoft de principio a fin. Estas son las cosas que se pueden hacer en el CRM de Kubysoft.
  • Seguimiento de los contactos realizados y de las posibles oportunidades que se vayan generando de las acciones comerciales.
  • Gestión de oportunidades.  Gracias al sistema de gestión de tareas de Kubysoft es posible hacer un registro pormenorizado de todas las oportunidades que surgen con los clientes y hacerles un seguimiento específico. 
  • Información clave de las ventas a través de un cuadro de mandos. 
  • Seguimiento de los presupuestos. 
  • Planificación de tareas comerciales con todos los departamentos. 
  • Medición de los esfuerzos comerciales en cada tarea, cliente, etc. 
  • Sistema de email marketing para realizar envió de correos electrónicos a los clientes ofreciendo ofertas, comunicados, etc y ver también las ratios de apertura, la trazabilidad en la navegación web. 

Gestión de la facturación y la contabilidad en la nube.

 Por supuesto también toda la gestión de la facturación y la contabilidad pueden ser hechas en la nube con el ERP de Kubysoft.

Es una de las áreas fundamentales en todas las empresas y que cierran el ciclo de venta de un negocio con la facturación, cobro y contabilización.

gestion de la facturación y contabilidad con erp en la nube

Uno de los aspectos más importantes que ofrece Kubysoft es la automatización de los procesos administrativos con lo que se ayuda a optimizar y ser más rápidos en tareas de poco valor.

Control y gestión de las tareas del departamento de administración.

Una de las grandes ventajas que ofrece Kubysoft es el sistema de gestión de proyectos y tareas, con la cual se puede organizar el trabajo del departamento, conocer el estado de los procesos pendientes y la carga del departamento.

Mediante este gestor, el departamento de administración puede registrar y atender las peticiones más eficazmente que si se usa el correo electrónico.
 

Conclusiones sobre Kubysoft:

 En Kubysoft estamos convencidos que podemos ayudar a tu negocio sea cual sea tu necesidad.

Nos comprometemos a ayudarte a transformar tu empresa, a conseguir la máxima eficiencia y a que empieces a ahorrar costes cuantos antes. Ya son muchas empresas que lo están logrando con Kubysoft y queremos que sean muchas más.

¿Hablamos? Estaremos encantados de escuchar tu proyecto y ver si te podemos ayudar

+34 93 785 27 04
info@kubysoft.com
 
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